Alla aktiebolag i Sverige är enligt aktiebolagslagen skyldiga att föra en aktiebok. Det är ett register som ska visa vilka som äger aktier i bolaget, hur många och sedan när. Trots det sköts aktiebok i många bolag fortfarande med ett Exceldokument som ingen riktigt vet var det ligger eller om det är den senaste versionen.
Lagkrav: Enligt ABL 5 kap. ska aktiebok föras av styrelsen och hållas tillgänglig för var och en. Vid ägarförändringar ska aktieboken uppdateras skyndsamt. Felaktig eller inaktuell aktiebok kan leda till tvister och komplikationer vid due diligence, emissioner och ägarskiften.
Vad ska en aktiebok innehålla?
En korrekt aktiebok ska enligt ABL innehålla uppgifter om varje aktieägare. De obligatoriska fälten är:
- Aktieägarens namn och adress. Personnummer för privatpersoner, organisationsnummer för juridiska personer.
- Antal aktier per ägare och, om bolaget har flera aktieslag, vilket slag varje aktie tillhör.
- Datum för förvärvet. När varje aktiepost registrerades i aktieboken.
- Löpnummer per aktie. Varje aktie ska vara individuellt identifierbar om bolaget inte är avstämningsbolag.
- Förändringshistorik. Emissioner, överlåtelser och inlösen ska vara dokumenterade med datum och grund.
Varför Excel inte räcker
Excel-aktiebok är utbredd av ett skäl: det är enkelt att komma igång. Men problemen hopas med tiden. Filen finns på en persons dator. Ingen annan vet att den finns, var den är, eller att det är den senaste versionen. Vid en nyemission uppdateras kanske en kopia men inte originalet. Inför en due diligence tar det dagar att rekonstruera historiken.
Det vanligaste problemet är inte att aktiebok saknas det är att ingen kan bekräfta att den är korrekt.
Digital aktiebok med boardr
Komplett ägarregister
Alla aktieägare med personnummer, aktieantal, aktieslag och förvärvsdatum. Strukturerat enligt ABL-krav från dag ett.
Automatisk förändringslogg
Varje ändring emission, överlåtelse, inlösen loggas med datum och underlag. Full historik utan manuell hantering.
Alltid rätt version
En enda källa till sanning. Styrelse, revisorer och investerare ser alltid den aktuella aktieboken ingen mejlrunda för att hitta senaste filen.
Exportera vid behov
Ladda ner aktieboken som PDF eller Excel vid due diligence, emission eller kontakt med Bolagsverket med ett klick.
Aktiebok som en del av styrelsearbetet
Aktiebok hör ihop med allt annat som händer i styrelserummet. En nyemission beslutas på styrelsemötet, protokollet signeras digitalt, och aktieboken uppdateras i samma system. Boardr kopplar ihop beslut, dokument och ägarregister så att ingenting faller mellan stolarna när ägarstrukturen förändras.