Varje år ska alla svenska aktiebolag upprätta en årsredovisning. Det låter enkelt - och för många bolag är det en process som sköts av redovisningskonsulten utan att styrelsen tänker särskilt mycket på den. Men ansvaret för årsredovisningen ligger hos styrelsen. Inte hos revisorn, inte hos redovisningsbyrån - hos styrelsen.
Det innebär att du som styrelseledamot behöver förstå vad årsredovisningen innehåller, vilka tidsfrister som gäller och vad som händer om något går fel. Här går vi igenom hela processen steg för steg.
Styrelsens ansvar - det är ditt namn på papperet
Enligt ABL har styrelsen det yttersta ansvaret för bolagets förvaltning (8 kap. 4 §). I det ansvaret ingår att se till att årsredovisningen upprättas enligt årsredovisningslagen (ÅRL) och att den ger en rättvisande bild av bolagets ekonomiska ställning.
Ansvaret för årsredovisningen ligger hos styrelsen. Inte hos revisorn, inte hos redovisningsbyrån - hos styrelsen.
Konkret betyder det:
- Alla styrelseledamöter ska underteckna - varje person som sitter i styrelsen på dagen för undertecknandet måste skriva under årsredovisningen. Saknas en underskrift är årsredovisningen inte giltig.
- Avvikande mening ska noteras - om en ledamot inte håller med om innehållet kan hen skriva under med en avvikande mening som bifogas.
- VD undertecknar också - om bolaget har en VD ska denne skriva under årsredovisningen tillsammans med styrelsen.
Det räcker alltså inte att delegera hela årsredovisningsprocessen till en extern part. Du behöver förstå vad du skriver under.
Vad ingår i en årsredovisning?
En årsredovisning för ett mindre aktiebolag består av fyra delar:
- Förvaltningsberättelse - en beskrivning av verksamhetens utveckling, resultat och ställning. Här nämns även väsentliga händelser efter räkenskapsårets slut, förväntad framtida utveckling och förslag till vinstdisposition.
- Resultaträkning - visar intäkter och kostnader under räkenskapsåret och det resultat bolaget redovisar.
- Balansräkning - en ögonblicksbild av bolagets tillgångar, skulder och eget kapital per balansdagen.
- Noter - kompletterande information som förklarar poster i resultat- och balansräkningen, till exempel redovisningsprinciper och upplysningar om enskilda poster.
Större bolag ska dessutom upprätta en kassaflödesanalys, men för de flesta mindre aktiebolag räcker de fyra delarna ovan.
Tidslinjen - från bokslut till Bolagsverket
För ett bolag med kalenderår som räkenskapsår (1 jan - 31 dec) ser processen ut så här:
- 1 januari - februari - bokslutsarbetet pågår. Redovisningskonsulten stämmer av och sammanställer räkenskaperna.
- Mars - april - årsredovisningen upprättas. Styrelsen granskar och undertecknar. Årsredovisningen ska lämnas till revisorn senast sex veckor före årsstämman.
- April - maj - revisorn granskar årsredovisningen och avger en revisionsberättelse.
- Senast 30 juni - årsstämman ska hållas inom sex månader från räkenskapsårets slut (ABL 7 kap. 10 §). Stämman fastställer resultat- och balansräkningen och beslutar om vinstdisposition.
- Senast 31 juli - årsredovisningen ska ha kommit in till Bolagsverket senast sju månader efter räkenskapsårets slut.
Många bolag stressar med årsredovisningen i maj och juni. Undvik det genom att starta bokslutsarbetet tidigt i januari och boka in styrelsesammanträdet för undertecknande redan i mars. Då får revisorn god tid och du slipper panikstämma i slutet av juni.
Vad händer om du missar fristen?
Att inte lämna in årsredovisningen i tid är inte bara slarv - det kostar pengar och kan i värsta fall hota bolagets existens.
- Förseningsavgifter - Bolagsverket tar ut avgifter i tre steg. Första avgiften kommer redan en dag efter sista inlämningsdag. Totalt kan avgifterna uppgå till tiotusentals kronor beroende på bolagets storlek.
- Likvidationsföreläggande - om årsredovisningen inte kommer in inom elva månader från räkenskapsårets slut kan Bolagsverket besluta om tvångslikvidation av bolaget.
- Personligt ansvar - styrelseledamöter kan bli personligt skadeståndsansvariga om de försummar sina uppgifter, inklusive att se till att årsredovisningen upprättas och lämnas in.
Viktigt: Förseningsavgifterna tas ut oavsett anledning. Det spelar ingen roll om förseningen beror på att revisorn inte hunnit eller att redovisningskonsulten varit sen - ansvaret ligger på styrelsen.
Förseningsavgifterna tas ut oavsett anledning. Det spelar ingen roll om förseningen beror på att revisorn inte hunnit eller att redovisningskonsulten varit sen - ansvaret ligger på styrelsen. Se till att du har kontroll över tidsplanen.
Årsstämman - sista steget innan inlämning
Det räcker inte att upprätta och underteckna årsredovisningen. Den måste också fastställas av bolagsstämman. På årsstämman ska aktieägarna bland annat (ABL 7 kap. 11 §):
- Fastställa resultat- och balansräkningen - stämman godkänner de siffror som styrelsen lagt fram.
- Besluta om vinstdisposition - vad som ska hända med årets resultat: utdelning, balanseras i ny räkning eller annat.
- Besluta om ansvarsfrihet - stämman tar ställning till om styrelseledamöterna och VD ska beviljas ansvarsfrihet för det gångna räkenskapsåret.
Först efter att stämman fastställt årsredovisningen skickas den till Bolagsverket. Det innebär att du behöver planera så att stämman hålls i god tid före sista inlämningsdag.
Årsredovisningen är inte bara en redovisningsfråga - det är en styrelsefråga. Alla ledamöter ska underteckna, tidsplanen har hårda frister och konsekvenserna av att missa dem är kännbara.
Så håller du koll på hela processen
Årsredovisningsprocessen involverar flera parter - styrelse, VD, redovisningskonsult, revisor och aktieägare - och spänner över flera månader. Det som gör det hanterbart är att ha en tydlig tidsplan och en plats där alla dokument samlas.
Med Boardr kan du schemalägga styrelsemötet för undertecknande, samla årsredovisningen och revisionsberättelsen digitalt och skicka kallelse till årsstämman - allt från samma plattform. Styrelseledamöterna undertecknar med BankID, så du slipper jaga pappersunderskrifter.
Sammanfattningsvis: Årsredovisningen är inte bara en redovisningsfråga - det är en styrelsefråga. Alla ledamöter ska underteckna, tidsplanen har hårda frister och konsekvenserna av att missa dem är kännbara. Planera tidigt, håll koll på deadlines och se till att du förstår vad du skriver under.