I Sverige finns det över 600 000 aktiva aktiebolag. En stor majoritet av dem har färre än tio anställda. Och i de flesta av dessa bolag ser styrelsearbetet likadant ut: grundaren sitter som ensam styrelseledamot, kanske med en familjemedlem som suppleant, och styrelsen sammanträder formellt en gång om året - om ens det.
Det är inte olagligt. Men det är ett missat tillfälle. En fungerande styrelse kan vara en av de mest värdefulla resurserna ett litet bolag har - en grupp erfarna personer som ger perspektiv, utmanar antaganden och hjälper företaget fatta bättre beslut.
Varför har många småbolag en pappersstyrelse?
Anledningarna är ofta praktiska snarare än strategiska:
- "Jag behöver ingen styrelse" - grundaren driver allt själv och ser styrelsen som en formalitet som ABL kräver.
- "Jag känner ingen att fråga" - nätverket av potentiella styrelseledamöter upplevs som begränsat.
- "Det kostar pengar" - oro för att styrelsearvode blir en onödig kostnad.
- "Det är krångligt" - rädsla för formaliteter, protokoll och juridiskt ansvar.
Resultatet är att styrelsearbetet reduceras till en administrativ skyldighet: underteckna årsredovisningen, hålla en stämma, skicka in årsredovisningen till Bolagsverket. Men en styrelse kan - och bör - vara mycket mer.
Vad säger lagen?
Enligt ABL gäller följande minimikrav för privata aktiebolag:
- Minst en styrelseledamot - om styrelsen har färre än tre ledamöter ska det finnas minst en suppleant (ABL 8 kap. 3 §).
- Styrelseordförande - krävs om styrelsen har mer än en ledamot. Ordföranden väljs av styrelsen själv, om inte annat bestäms i bolagsordningen.
- Registrering - styrelseledamöter ska anmälas till Bolagsverket.
Lagen ställer alltså inga höga krav på antalet ledamöter. Men det betyder inte att minimum är optimum.
En styrelse med tre till fem ledamöter kan bidra både strukturellt och kompetensmässigt. Sök efter personer som kompletterar VD:s perspektiv och som t.ex. gjort den resa som bolaget vill göra eller som har insikter som ledningen saknar. Ett annat utmärkt sätt att använda styrelsen är att få VD (och ibland ledningsgrupp) att lyfta blicken från en daglig, ibland mycket stressig vardag till att fokusera på de långsiktiga frågorna.
Ibland räcker det inte bara att springa, man måste springa på rätt sätt - och åt rätt håll!
Hur väljer du rätt ledamöter?
En bra styrelseledamot i ett litet bolag behöver tre saker: relevant kompetens, tillgänglig tid och genuint intresse för bolaget. Att rekrytera styrelsekompisen eller svärfar enbart för att fylla en plats ger sällan värde.
Tänk istället på vilka kompetenser som saknas i den dagliga verksamheten:
- Ekonomi och finans - någon som kan läsa och ifrågasätta siffror, bedöma likviditetsrisker och utvärdera investeringar.
- Branschkunskap - en person som förstår marknaden, konkurrenter och trender i just din bransch.
- Juridik eller regelefterlevnad - särskilt värdefullt i reglerade branscher eller vid internationalisering.
- Nätverk - en ledamot som öppnar dörrar till kunder, partners eller investerare.
- Entreprenörserfarenhet - någon som själv byggt och skalat bolag och vet vad som väntar runt hörnet.
Mångfald i kompetens framför allt
Det finns en viktig distinktion mellan mångfald i kompetens och mångfald i bakgrund. Båda har värde, men för ett litet bolag är kompetensmångfald det som ger omedelbar effekt. En styrelse där alla tre ledamöterna är ingenjörer med samma erfarenhet kommer att missa saker som en ledamot med sälj- eller finansbakgrund skulle fånga direkt.
Mångfald i bakgrund - kön, ålder, kulturell erfarenhet - bidrar till att gruppen undviker grupptänkande och ser fler perspektiv. Det är värdefullt i alla bolag, men i ett litet bolag med tre ledamöter är det kompetensbredden som ska prioriteras.
Adjungering - ett flexibelt alternativ
Om du vill ha tillgång till en viss kompetens utan att formellt utöka styrelsen kan du använda adjungering. Det innebär att en extern person bjuds in till ett eller flera styrelsemöten med yttrande- men inte rösträtt.
Adjungering passar bra för exempelvis:
- Ekonomichefen - för att presentera kvartalsrapport eller budgetförslag.
- En rådgivare - inför ett strategiskt vägval som kräver specialistkompetens.
- En potentiell styrelseledamot - för att testa samarbetet innan det blir formellt.
Adjungerade personer har inte det juridiska ansvar som ordinarie styrelseledamöter har enligt ABL. Det innebär att de inte kan ställas till svars på samma sätt - men det innebär också att de inte deltar i formella beslut. Var tydlig med rollfördelningen.
Tänk också på att ett styrelseuppdrag inte är ett livstidsuppdrag och bör utvärderas varje år. Vad behöver bolaget inför året som kommer? Om du är tydlig med att ledamöterna sitter ett år åt gången blir det lättare att göra förändringar när det behövs.
Sök extern kompetens tidigt
Många grundare väntar med att ta in externa styrelseledamöter tills bolaget "vuxit till sig". Det är synd, för det är ofta i de tidiga skedena som behovet av erfarenhet och utanförperspektiv är som störst. En extern ledamot kan hjälpa dig undvika misstag som kostar år att rätta till.
Du behöver inte heller rekrytera via dyra styrelseutbildningar eller styrelsenätverk. Börja med ditt eget kontaktnät: branschbekanta, kunder, leverantörer eller mentorer. Fråga din revisor eller redovisningskonsult - de har ofta kontakter som passar.
Med Boardr blir det enkelt att involvera externa ledamöter i styrelsearbetet. Alla dokument, kallelser och protokoll finns samlade digitalt. Nya ledamöter kan snabbt sätta sig in i historiken utan att behöva gräva i mejlkonversationer eller delade mappar. Det sänker tröskeln att ta steget från pappersstyrelse till fungerande styrelse.
Sammanfattningsvis: En styrelse med tre till fem engagerade ledamöter - med kompletterande kompetenser - kan bli ditt lilla bolags bästa investering. Börja enkelt, sök extern kompetens tidigt och skapa en struktur som gör det lätt att bidra. Styrelsearbete behöver inte vara krångligt för att vara värdefullt.