Kallelse till styrelsemöte - mall och steg-för-steg-guide

Vad säger lagen om kallelse till styrelsemöte?

Aktiebolagslagen (ABL) säger att styrelsen ska sammanträda när ordföranden anser det nödvändigt eller när en styrelseledamot begär det. Men lagen säger ingenting om hur kallelsen ska se ut.

Det som däremot kan styra formkraven är bolagsordningen eller styrelsens arbetsordning. Många bolag har skrivit in att kallelse ska skickas senast X dagar före mötet. Om bolagsordningen eller arbetsordningen föreskriver krav på kallelse måste dessa följas. Brister i kallelsen kan leda till att beslut som fattats vid mötet angripas och ogiltigförklaras enligt ABL om formkraven inte följts.

Om bolagsordningen och arbetsordningen inte anger tidsfrist bör kallelsen skickas i sådan tid att ledamöterna kan förbereda sig. Fem till sju dagar är en god praxis, men ABL föreskriver ingen specifik tidsfrist. Det ger ledamöterna tid att läsa in sig på materialet och planera sin närvaro. Kortare varsel är möjligt om alla ledamöter godkänner det.

Dokumentera i så fall att alla faktiskt har fått kallelsen och accepterat tidsfristen.

Undvik att skicka material i sista minuten, väl förberett material som skickas i god tid är en förutsättning för att styrelsen är påläst och att mötet kan fokusera på rätt saker.

Steg-för-steg: Så skriver du en kallelse

Steg 1 - Kontrollera formkrav

Läs igenom bolagsordningen och styrelsens arbetsordning. Leta efter regler om tidsfrist för kallelse, hur den ska skickas (e-post, brev, systemmeddelande) och om det finns krav på bilagor eller dagordning. Om ni inte har en arbetsordning - skapa en! Det underlättar.

Steg 2 - Bestäm tid och plats

Välj en tid som passar majoriteten av ledamöterna. Skicka gärna ett förslag i förväg via e-post eller en snabb poll. Ange tydligt om mötet är fysiskt, digitalt eller hybrid. Om det är digitalt, inkludera länk och instruktioner för inloggning.

Steg 3 - Upprätta dagordning

En dagordning ska innehålla:

• Mötets öppnande och val av protokollförare
• Genomgång av föregående protokoll
• VD:s rapport (om tillämpligt)
• Beslutsärenden som ska diskuteras
• Övriga frågor
• Mötets avslutande

Var konkret. Skriv inte bara "Ekonomi" utan "Beslut om kreditlimit hos leverantör X". Det gör att ledamöterna vet vad de ska förbereda sig på.

Steg 4 - Samla underlag

Bifoga relevanta dokument: rapporter, kalkyler, avtal som ska beslutas. Namnge filerna tydligt: "VD-rapport Q1 2025.pdf", inte "dokumentfinalv2.pdf". Om materialet är omfattande, skicka tidigare så att ledamöterna hinner läsa in sig och ställa frågor.

Steg 5 - Skicka kallelsen

Skicka till alla ordinarie ledamöter. Skicka även till suppleanter om de ska närvara eller ha rätt att närvara enligt bolagsordningen. VD och revisor kallas normalt inte formellt men kan bjudas in för specifika punkter.

Använd e-post om inte annat är föreskrivet. Bekräfta mottagande genom att be om ett kort "Ja, jag har fått kallelsen" eller använd läskvitton. Spara alla bekräftelser.

Mall: Kallelse till styrelsemöte

Nedan följer en färdig mall som du kan använda direkt. Anpassa efter bolagets behov.

Kallelse till styrelsemöte

Bolag: [Bolagsnamn AB]
Datum: [ÅÅÅÅ-MM-DD]
Tid: [HH:MM-HH:MM]
Plats: [Adress / Digitalt via Teams-länk]
Kallad av: [Styrelsens ordförande]

Dagordning:
1. Mötets öppnande
2. Val av mötesordförande och protokollförare
3. Godkännande av dagordning
4. Föregående protokoll
5. VD:s rapport
6. Ekonomisk rapport Q[X]
7. Beslut om [specificera ärende]
8. Övriga frågor
9. Mötets avslutande

Bilagor:
- VD-rapport [datum]
- Ekonomisk rapport [datum]
- Underlag ärende [X]

Vänligen bekräfta er närvaro senast [datum].

Med vänlig hälsning,
[Namn]
Styrelsens ordförande

Digitala möten och kallelser

Enligt ABL, som infördes genom lag (2021:1046), är digitala styrelsemöten tillåtna om inte bolagsordningen förbjuder det. Bestämmelsen trädde i kraft den 1 januari 2022. Det innebär att du kan kalla till möten via Teams, Zoom, Klang eller annan plattform.

Praktiska krav för digitala möten:

• Alla deltagare måste kunna höra och se varandra i realtid
• Tekniken ska vara tillräckligt säker så att obehöriga inte kan delta
• Inkludera tydliga instruktioner för inloggning i kallelsen
• Testa tekniken i förväg, särskilt om någon ledamot inte är van vid verktyget

Skicka kallelsen via e-post även för digitala möten. Ett kalenderbokningssystem som Outlook eller liknande kan underlätta, men ersätter inte den formella kallelsen.

Checklista: Innan du skickar kallelsen

Gå igenom denna lista innan du trycker på skicka:

• ☐ Kontrollerat att tidsfristen i bolagsordningen följs
• ☐ Tid och plats/länk är tydligt angivet
• ☐ Dagordning med konkreta punkter finns med
• ☐ Alla relevanta bilagor är bifogade och namngivna
• ☐ Kallelsen skickad till alla ordinarie ledamöter
• ☐ Suppleanter inkluderade om tillämpligt
• ☐ Begärt bekräftelse på mottagande
• ☐ Kalenderbokningar skickade (om ni använder det)

Om någon inte får kallelsen

Om en styrelseledamot inte får kallelsen i enlighet med bolagsordningens eller arbetsordningens krav kan detta utgöra ett formfel. Sådana beslut kan enligt  ABL vara ogiltiga om åtgärden inte har godkänts av samtliga styrelseledamöter eller av bolagsstämman. Det är ordförandens ansvar att säkerställa att alla har fått kallelsen.

Om en ledamot missat kallelsen men ändå närvarar vid mötet kan den personen godkänna att mötet hålls trots att hen inte fått formell kallelse. Dokumentera detta i protokollet. Dokumentera detta i protokollet: "Ledamot X deltog trots att kallelse inte nått fram och godkände att mötet hölls."

Om en ledamot inte fått korrekt kallelse och inte närvarar kan beslut som fattats vid mötet vara ogiltiga enligt ABL, förutsatt att formkraven i bolagsordningen eller arbetsordningen inte följts. Detta gäller om åtgärden inte har godkänts av samtliga styrelseledamöter eller av bolagsstämman.

För att undvika risken för ogiltighet bör mötet skjutas upp eller så bör besluten fattas på nytt vid ett efterföljande möte där korrekt kallelse har skickats till alla ledamöter.

Sammanfattning

En kallelse till styrelsemöte ska innehålla tid, plats och dagordning. Skicka den minst fem dagar i förväg om inte bolagsordningen anger annat. Inkludera alla relevanta bilagor och bekräfta att alla ledamöter har fått kallelsen.

Digitala möten är tillåtna sedan 2022. Skicka kallelsen via e-post och inkludera tydliga instruktioner för inloggning. Spara alla bekräftelser för att kunna visa att kallelsen nått fram.

Använd mallen ovan som utgångspunkt och anpassa efter bolagets behov. Bra förberedelse gör att mötet blir effektivt och att besluten blir giltiga.